Wij zijn ontzettend slecht in het inschatten van onze tijdsbesteding. Hoe lang wij televisiekijken? Hoe lang wij slapen? Hoeveel uur wij echt werken? Structureel verschillen onze inschattingen met de realiteit. Als wij dit blijkbaar zo slecht inschatten, heeft dat desastreuze gevolgen voor onze effectiviteit. Als je écht impact wilt maken en belangrijke zaken gedaan wilt krijgen, moet je je effectiviteit vergroten. Volg dan deze tips op.
De onderzoeken uit de inleiding laten zien dat wij slecht kunnen inschatten wat de tijdsduur is van onze activiteiten. En dat duidt op een belangrijk inzicht: we leven voor een groot deel van onze tijd op de automatische piloot. We zijn niet bewust bezig met wat we in onze tijd doen. Dat uitgangspunt is killing als we het hebben over effeciviteit. Het is onmogelijk om effectief te zijn als je op de automatische piloot werkt en structureel verkeerde tijdsinschattingen maakt.
Als je écht impact wilt maken en belangrijke zaken gedaan wilt krijgen, is het aan te raden een andere methode te hanteren die je effectiviteit vergroot. Je zult bewuster moeten zijn van tijd en weten wat op elk moment het meest zinvol is om te doen.
2 tips die je effectiviteit vergroten
1. Krijg een goed tijdsbeeld van je vaste taken
Zoals we net hebben gezien, schatten wij onze activiteiten structureel verkeerd in. Dit geldt zowel voor werk als privé. De kans is dus groot dat jij voor jouw taken ook een onjuiste inschatting maakt. Hierbij een oefening die je helpt om dit aan te pakken.
Oefening: Maak voor de komende week voor alle activiteiten een tijdsinschatting. Kijk achteraf hoe lang je hier mee bezig bent geweest en vergelijk dit met je inschatting. Door dit een aantal dagen te doen, wordt je beeld steeds realistischer.
Dit lijkt een grote opdracht maar als je je effectiviteit wilt vergroten is het essentieel om een goed besef van tijd te hebben. Als je niet weet hoe lang bepaalde taken duren, is het onmogelijk om effectief te zijn. Bijna iedereen heeft terugkerende werkzaamheden: administratie, je mailbox verwerken, vaste vergaderingen en ga zo maar door. Dat biedt een uitgelezen kans om voor jezelf inzichtelijk te krijgen hoe lang je er nou echt aan kwijt bent.
Je agenda kan nogal onoverzichtelijk worden als je elke activiteit inplant. Zet daarom werkzaamheden die 30 minuten of langer duren in je agenda. Duren ze korter dan 30 minuten, zet ze dan op je takenlijst.
Je zult ervaren dat je inschattingen vaak niet kloppen. En je zult je agenda een aantal keer moeten bijstellen. Dit is niet erg en helpt in het proces om betere inschattingen te maken.
2. Heb voor elke minuut van de dag een plan
Dit klinkt misschien extreem. Toch is het verstandig om voor elke minuut van de dag een plan te hebben. Dit principe gaat er namelijk vanuit dat je op elke moment van de dag weet wat op dat moment het meest zinvol is om te doen. Wil je je effectiviteit vergroten, is dat enorm belangrijk.
Zonder plan zet je de deuren open voor oppervlakkige zaken (social media, toch nog een keer je inbox kijken, etc.). Stel jezelf regelmatig de vraag: wat is op dit moment het meest zinvol om te doen? Die vraag doet wonderen voor je effectiviteit.
Samenvatting
We hebben gezien dat we onze tijd verkeerd inschatten. Als we onze taken bijhouden en leren hoeveel tijd wij er echt aan kwijt zijn, kunnen wij een realistische planning maken. Het is belangrijk om een plan te hebben. Stel jezelf de vraag ‘wat is op dit moment het meest zinvol om te doen?’ Die vraag zal je effectiviteit vergroten.
Meer lezen over persoonlijke ontwikkeling en effectiviteit? Lees deze artikelen.
Als dit artikel waardevol voor je is, deel het dan via de buttons hieronder. Inspireer anderen en groei samen sneller!